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Studio A.D.S.

おススメのマンガや好きなバンド、美味しいものから役立ちそうなことまで発信していきます。

新入社員向けのタスク管理術

こんばんわ、仕事の修羅場が山場を越えました。アスカです。

 

偶には真面目な記事を上げて意識高いアピールしようかなって寸法です。

さて、新入社員もそうでない人も、仕事って処理しても処理してもなくならないんですよね。特に、新入社員の方々は職場によって時期は違えど、そのうち上司や先輩からわざと負荷をかけられてパンクさせられることもあるかと思います。

 

そこで、役立つ小鍛治アスカ式仕事術を伝授しようと思います。

ま、人によって合う合わないもありますし、出来る人からすれば当たり前の内容ですが、そこはご容赦ください!

 

 ■スケジュール管理

まず何よりも大事なのが、スケジュール管理。

つまり、「締切を破らない」です。

 

ぶっちゃけ締切を破っても大抵の案件は謝れば済むことなんですが、人間時間に追われるとミスをします。

なので、スケジュールはしっかり管理して余裕をもつようにしましょう。

 

さて、肝心なスケジュール管理の方法です、

手帳やカレンダーに記入もいいですが、最初にも述べたように仕事はじゃんじゃか増えます。減らしても増えます。

というか、減らしたら増えます。

なので、どんどん書き足すとアナログだと個人的には管理しにくいんですね。

 

そこで、役に立つのがGoogleカレンダー

定番中の定番ですね。

 

使い方は簡単。

Googleアカウントを作成して、Googleカレンダーで検索したら出てきますよ。

もしくは、Googleを検索して、右上の■が9個正方形になっているマークをクリックすれば、カレンダーの項目があるのでそちらから利用できます。

便利な点は共有できること、時間単位で入力できること、色分けできることですかね。

自分である程度カスタマイズできるのは高評価です。

 

Googleアカウントを職場で使わない場合は、Windows10のカレンダーがバージョンアップして、予定を入力出来るようになりました。

使い方は、デスクトップ右下の日付と時間をクリック。

すると、カレンダーが表示されます。あとは、日にちをクリックして予定を入力するだけ。

 

■タスク管理

これでスケジュール管理(期日)は入力しました。

では、次に行うのが優先度をつけることです。仕事にはもちろん優先度が存在します。

優先度の判断基準は「会社の利益」に直結するかどうかです。

 

とはいえ、事細かに分ける必要はありません。大きく分けても3段階もあれば十分でしょう。

 

さて、タスク管理のアプリやソフトはそれこそ山の数ほどあります。

ただし、フリーソフトなどのインストールが必要だったり、会社の業務内容をブラウザのサービスに打ち込むのはセキュリティ上良くないですよね。(良くないんですよ)

 

そこで、またしてもWindows10に標準搭載されている機能を紹介しましょう。

その名も「sticky Notes」です。いわゆる付箋ですね。

 

こいつの良いところは通常のシャットダウンを行っても消えないところです。

つまり、付箋がデスクトップに貼り付けられたままになるんです。

机に山ほどアナログな付箋を貼っている人からすると、かなりの朗報じゃないですか?

ただ、注意点としては良くも悪くもデータなので、信頼しきっていると消えていて泣くはめになる点です。何事もバックアップは取るようにしましょう。

 

■集中力とモチベーションのコントロール

難しい頭の使う仕事をしていると、パニックになってしまったり疲れて頭が回らなくなることがあると思います。

そこで大切なのが気持ちのコントロールです。

 

例えば、頭の回らない時に効率のいい業務フローを考えても良い案は浮かびません。

そういう時は、一旦その仕事は横に置いておいて単純な事務作業を行ったり、なるべく頭を使わない優先度の低い作業をこなしてしまいましょう。

単純な業務が無い場合は、スケジュールの見落としがないか、メールの返信漏れがないか、直近の仕事にミスはないか、そういう確認作業を行いましょう。

疲れている時、仕事に追われている時こそミスが多くなります。

ただ、延々と浮かびもしないアイデアを捻るくらいなら、少しでもミスを減らす、簡単な仕事でも良いから処理をしていくことが大切です。

 

わかってると思いますが、あくまで気分転換であって、常にやりたくないからと難しい仕事から逃げているのは駄目ですよ!

 

私的には、難しい/急ぎの仕事→単純な仕事→確認/整理→難しい/急ぎの仕事、というサイクルでこなしています。

どれだけ忙しくても絶対確認/整理をすることは忘れないでくださいね。

 

休憩も大切ですが、このサイクルでいけばなるべく頭を休ませながらでも仕事は減らしていけますし、確認と整理を挟んでいるのでミスも減ります。

 

■最後に

基本的に労働は1日8時間、週に5日が普通のスタンスだと思います。

24時間の中の1/3を占めることになります。

好き嫌いや境遇などにも、もちろんよりけりですが、基本的には逃げれません。

 

だったら好きになれってことは言いません。

好きになれれば楽しいですが、世の中上手くいくことばかりじゃないからです。

だったら、嫌なことをダラダラするより、嫌なことはさっさとこなして定時退社を勝ち取りましょう。

 

私からは以上です。負けるな新入社員!!